La régie

Tout ce que la galerie sait, au même endroit.

Œuvres, artistes, contacts, expositions, ventes. La régie est l’écran que l’équipe ouvre le matin et ferme le soir. Voici le cœur d’Artosera en détail : tout ce qui suit est compris, pour toutes les galeries.

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L’écran Œuvres de la régie, avec des données de démonstration.

La fiche d’œuvre

Une œuvre, une fiche, et tout y est.

Photos, dimensions, technique, année, prix, statut : la fiche rassemble ce que l’équipe allait chercher dans trois fichiers différents.

  1. Les photos et les vues, dans l’ordre choisi ; la première devient la vue principale
  2. Technique, dimensions, année, prix public
  3. Un statut qui suit les gestes de la galerie : réserver, mettre en dépôt, prêter, marquer vendue
  4. Une correction de statut à la main demande sa raison, et elle est journalisée

La réserve et la localisation

Où est l’œuvre ? La réponse tient en une ligne.

Chaque œuvre pointe vers un lieu : la réserve, une salle, une foire, un confrère, un client. Vous décrivez vos lieux une fois, puis la liste des œuvres se filtre par lieu.

  1. Quatre sortes de lieux : internes, externes, foires, clients
  2. La localisation en colonne et en filtre dans la liste des œuvres
  3. Chaque déplacement reste dans l’historique de l’œuvre
  4. Un lieu fermé garde ses références : rien ne se perd

Arriver avec vos fichiers, repartir avec tout.

Vos œuvres entrent depuis un tableur CSV ou Excel, et leurs images depuis une archive ZIP. Un rapport dit, ligne par ligne, ce qui a été créé et ce qui a été refusé. L’export fait le chemin inverse, à tout moment.

Nous pouvons faire la reprise pour vous

Artistes et carnet d’adresses

Qui vous représentez, qui vous écrit, et ce qu’on vous a demandé.

La fiche artiste réunit sa biographie, ses œuvres et ses expositions. Le carnet garde collectionneurs, institutions et confrères ; chaque demande reste rattachée à la personne qui l’a faite.

  1. La fiche artiste : biographie en français et en anglais, œuvres, expositions
  2. Le carnet d’adresses, avec la fusion des doublons
  3. Les demandes : assignées à quelqu’un de l’équipe, répondues, closes
  4. Le consentement enregistré avec sa source ; sur demande, le dossier exporté ou l’identité effacée

Expositions et foires

De l’accrochage à la liste de prix du vernissage.

L’exposition réunit ses œuvres dans l’ordre du mur, ses vues de salle et ses dates. Une foire se prépare de la même façon, avec son stand comme lieu.

  1. Les œuvres accrochées, dans l’ordre de l’accrochage
  2. Les vues d’accrochage, déposées d’un glisser
  3. Un état clair : annoncée, en cours, terminée
  4. La liste de prix de l’exposition, en un clic

La tablette du stand, avec prix, offre et réservation sur place, est le module Mode foire.

Réservation et vente

Réservée d’abord, vendue ensuite.

Une œuvre se réserve pour un contact, jusqu’à une date. Avant le terme, la réservation se lève ou devient une vente, et le statut change partout à la fois.

  1. La réservation, pour un contact existant ou saisi sur le moment
  2. Les réservations qui expirent dans la semaine, signalées au tableau de bord
  3. La vente enregistrée, l’œuvre marquée vendue
  4. Le prix artiste à côté du prix public, et la marge ; ils restent dans la régie

Factures et avoirs au format Factur-X, TVA sur marge et droit de suite : c’est le module Facturation complète.

Les documents PDF

La fiche et la liste de prix, prêtes à envoyer.

Une œuvre sort en fiche PDF, avec sa photo, son cartel et les coordonnées de la galerie. Une sélection ou une exposition sort en liste de prix, mise en page, sans rien retoucher.

  1. La fiche d’œuvre en PDF, depuis la fiche
  2. La liste de prix d’une sélection ou d’une exposition
  3. Le prix public seulement : le prix artiste n’en sort jamais

Certificats d’authenticité numérotés et dossiers d’œuvres aux couleurs de la galerie : le module Documents de prestige.

La recherche

Quatre lettres, et la régie répond.

Une seule barre cherche partout : les œuvres, les artistes, les contacts, les expositions, et les actions de la régie. ⌘ K l’ouvre depuis n’importe quel écran.

  1. Les résultats rangés par registre
  2. Les actions aussi : une nouvelle œuvre, une liste de prix
  3. Tout se fait au clavier, sans quitter l’écran en cours

Le tableau de bord

Le matin, ce qui demande votre attention.

En ouvrant la régie, l’équipe voit sa journée : la réservation ou la demande à régler d’abord, puis la galerie en un regard. Un clic mène à la fiche.

  1. La priorité du jour, en tête
  2. Les œuvres disponibles, les demandes à traiter, les réservations actives
  3. Les réservations qui expirent sous sept jours
  4. Les expositions en cours et annoncées

L’équipe et la sécurité

Plusieurs mains, une seule mémoire.

Chaque membre de l’équipe a son propre accès. La double authentification protège les comptes de direction, et le journal garde, pour chaque œuvre, qui a fait quoi et quand.

  1. Plusieurs utilisateurs, chacun avec son compte
  2. La double authentification par application, avec des codes de secours
  3. Le journal des modifications : la date, le geste, son auteur

Décider qui voit le prix artiste, qui ouvre le coffre, qui modifie : le module Rôles fins.

Autour du cœur, et jamais en option

  • Hébergé dans l’UE
  • Sauvegardes
  • Mis à jour sans intervention
  • Export complet, à tout moment

Au-delà du cœur

Seize modules, quand la galerie en a l’usage.

Facture électronique, viewing rooms, coffre, mode foire, mouvements, offres et relances… Chaque module s’ajoute au cœur au moment voulu. Rien n’est activé d’office.

Voir les modules Composer mon Artosera

Voyons votre galerie dans Artosera.

Une démonstration de vingt minutes, sur vos propres œuvres si vous nous envoyez un export.

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