Le coffre · module Signature
Les papiers de la galerie, rangés une fois pour toutes.
Contrats, NDA, dépôts, assurances, transport. Chaque document est rattaché à ce qu’il concerne, et se retrouve depuis l’œuvre comme depuis le contact.
Module complémentaire, activé à la demande. Le coffre ne fait pas partie du cœur : il s’y ajoute quand la galerie en a l’usage.
- L’un des trois modules Signature
- Activé à la demande, jamais d’office
- Relié aux fiches du cœur
- Hébergé dans l’UE
Le classement
Un document n’existe jamais seul.
Le coffre n’est pas un dossier partagé. Chaque document a un type, et il est rattaché à ce qu’il concerne : une œuvre, un artiste, un contact, une exposition, un mouvement.
- Depuis la fiche d’œuvre le bon de dépôt
- Depuis la fiche artiste le contrat de représentation
- Depuis le collectionneur le NDA
- Depuis le mouvement le constat d’état
Le même document peut être rattaché à plusieurs fiches à la fois. Les mouvements relèvent du module du même nom.
Les types de documents
- Contrat de représentation
- NDA
- Contrat de dépôt
- Bon de prêt
- Assurance
- Transport
- Certificat
- Facture reçue
- Autre
Les échéances
Ce qui arrive à terme vous est rappelé.
Un dépôt qui s’achève, un prêt qui revient, une assurance à renouveler. La date est notée sur le document, le rappel part tout seul.
- Fin de dépôt, fin de prêt, fin d’assurance : chaque document peut porter son échéance.
- Un rappel 30, 7 et 1 jour avant, par e-mail et dans le tableau de bord.
- Les échéances du mois, sur une seule vue.
- Rien ne dépend de la mémoire d’une personne.
Qui voit quoi
Le journal dit qui a ouvert quel document.
Chaque consultation est enregistrée : qui, quand, depuis quelle adresse. Un contrat ne circule plus sans qu’on le sache.
- La confidentialité, document par documentDirection seule, ou toute l’équipe. Les droits suivent le rôle.
- Ouvert, téléchargé, modifiéChaque geste a sa ligne. Le journal est conservé douze mois et s’exporte.
- Les versionsUn contrat modifié garde ses versions successives.
Module complémentaire
Le coffre s’ajoute au cœur, à votre demande.
Le cœur d’Artosera est compris pour toutes les galeries. Le coffre est l’un des seize modules : il n’est jamais activé d’office. Vous l’indiquez quand vous composez votre Artosera, au moment où la galerie en a l’usage.
Autour du coffre
- Contrats d’artistesLe contrat de représentation rattaché à l’artiste, avec son échéance et son rappel.
- MouvementsPrêts, consignations et dépôts avec leurs bons, suivi du transport, constats d’état photographiés.
- Rôles finsQui voit le prix artiste, qui ouvre le coffre, qui modifie.
